مدیریت زمان با گوجه فرنگی – Pomodoro

گوجه فرنگی چیست؟

گوجه فرنگی یک تکنیک مدیریت زمان است که برای هر نوع کاری می توان از آن استفاده کرد. برای بسیاری از مردم زمان یک دشمن به حساب می آید. نگرانی حاصل از گذر زمان، مخصوصاً زمانی که باید به یک ضرب العجل (Deadline)برسیم منجر به کار بی حاصل و عادات مطالعه بدی می شود که در نهایت باعث ایحاد عادت تنبلی و اتلاف وقت خواهد شد.

هدف تکنیک مدیریت زمان گوجه فرنگی این است که از زمان به عنوان یک هم پیمان و دوست در راه انجام کاری که دوست داریم و به روشی که دوست داریم استفاده کنیم و روند استفاده بهتر از زمان را همچنان ادامه دهیم.

قوانین و نکات

• یک Pomodoro قابل تقسیم نیست.
• اگر کاری بیش از ۵ تا ۷ Pomodoro طول می کشد آنرا به کارهای کوچک تر تقسیم کنید.
• اگر کمتر از یک Pomodoro طول می کشد آنرا با کار دیگری در یک گوجه فرنگی انجام دهید.
• اگر یک گوجه فرنگی شروع شد باید به زنگ زدن ختم شود.
• گوجه فرنگی بعدی بهتر از قبلی خواهد بود.

از این تکنیک برای فعالیت هایی که در زمان استراحت خود دارید استفاده نکنید و از زمان آزاد خود لذت ببرید.

اهداف
تکنیک مدیریت زمان گوجه فرنگی یک ابزار و فرآیند ساده برای افزایش بهره وری شما و اعضا تیمتان فراهم می آورد که امکانات زیر را در اختیار شما قرار می دهد:

• نگرانی مرتبط با رسیدن به اهداف را تعدیل می کند.
• توجه و تمرکز را از طریق خذف موثر وقفه ها، بالا می برد.
• آگاهی شما را بر تصمیماتی که می گیرید افزایش می دهد.
• انگیزه شما را تقویت نموده و آنرا ثابت نگه می دارد.
• قوه تمیز و تشخیصتان را برای دستیابی به اهداف افزایش می دهد.
• کارایی فرآیند تخمین زمان کارها را از نظر کمی و کیفی افزایش می دهد.
• فرآیند کار و مطالعه شما را بهبود می بخشد.
• توان شما در مواجه با رویدادهای سخت و پیچیده را افزایش می دهد.

ابزارها
برای استفاده از این تکنیک به چند ابزار ساده نیاز دارید:

• ساعت زنگ دار
• مداد
• برگه انجام کار
• برگه لیست کارهای روزانه
• برگه ثبت Pomodoro ها

وقفه ها و عوامل مزاحم

زمانی که شروع به استفاده از تکنیک Pomodoroنمودید وقفه های پیش آمده می توانند به یک مشکل واقعی تبدیل شوند.

وقفه های درونی، وقفه هایی هستند که از خود شما سرچشمه می گیرند: برای مثال خوردن یا آشامیدن و یا سر زدن به اینترنت در میان کار.

ابتدا این وقفه ها را شناسایی کنید. هرگاه متوجه یک وقفه شدید یک علامت (“) در برگه ای که Pomodoro هایتان را ثبت می کنید، بگذارید و سپس یکی از کارهای زیر را انجام دهید:

آن کاری باعث ایجاد وقفه شده است را در صورتی که احساس می کنید اجتناب ناپذیر است در لیست کارهای روزانه در بخش برنامه ریزی نشده و ضروری بنویسید.
کاری که باعث وقف شده است را در لیست کارهای روزانه بنویسید و جلوی آن علامت(U) به نشان برنامه ریزی نشده قرار دهید و برای آن یک مهلت انجام تعیین کنید.
مصرانه بر تصمیم خود برای به پایان رسانیدن کاری که در دست دارید پایبند باشید. فقط علامت (“) را در لیست قرار دهید و به کار خود تا پایان Pomodoro ادامه دهید.

وقفه های بیرونی: افرادی که در مراکز اجتماعی و پر تردد کار می کنند در معرض وقفه های بیرونی هستند: همکاری که از شما می خواهد تا گزارشی برای او آماده کنید، نرم افزار دریافت ایمیل که پیوسته هشدار ایمیل جدید می دهد. یک تاخیر ۲۵ دقیقه ای و یا حتی ۲ ساعته برای غالب کارهایی که ضروری به نظر می رسند، شاید ممکن باشد.

ابتدا این وقفه را شناسایی و مشخص نمایید و هرگاه با یکی از آنها مواجه شدید یک علامت (-) روی برگه ثبت Pomodoro ها قرار دهید و استراتژی اطلاع رسانی، مذاکره و تماس را در مورد آن اجرا کنید و همانند وقفه های درونی یکی از راه های بالا را در پیش بگیرید.

اصول اولیه

تمامی کارهایی که باید انجام دهید را در برگه لیست کارهای روزانه بنویسید. در ابتدای هر روز کارهایی که دوست دارید به پایان برسانید را انتخاب کنید و به برگه انجام کار انتقال دهید.

حالا دست به کار شوید:

اولین کار یا بالاترین کار درون لیست را انتخاب کنید.
ساعت را برای ۲۵ دقیقه بعد تنظیم کنید.
تا زمانی که ساعت زنگ نزده است به کارتان ادامه دهید.
حالا جلوی آن کار در برگه انجام کار علامت x بزنید.
۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنید.
و به کارتان ادامه دهید و از یک گوجه فرنگی به گوجه فرنگی بعدی کار را پیش ببرید.(نویسنده این بازه های زمانی کوتاه ۲۵ دقیقه ای را Pomodoro می نامد که در زبان ایتالیایی به معنای گوجه فرنگی است) تا زمانی که کاری که در دست دارید به پایان برسد. پس از پایان آن کار روی اسم آن خط بکشید.

به خاطر داشته باشید که هر ۴ Pomodoro یک بار برای مدت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت داشته باشید.

وب سایت رسمی این تکنیک: http://www.pomodorotechnique.com